Informativa sulla privacy – fornitori della piattaforma Vibes Planner

INFORMATIVA PRIVACY - VIBES PLANNER

La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i Clienti utilizzatori della piattaforma Vibes Planner,

ossia coloro che usufruiscono della Piattaforma per cercare, selezionare, prenotare o acquistare Servizi per l’organizzazione di un Evento o Esperienza e nei confronti di tutti i Fornitori registrati sulla piattaforma Vibes Planner, ivi inclusi soggetti individuali e operatori economici che offrono servizi di intrattenimento, location per eventi, food & beverage o altri servizi accessori, nonché i rispettivi dipendenti, collaboratori, rappresentanti o soggetti che agiscono per loro conto.

La presente Informativa sulla Privacy spiega come la società FVM Vibes S.r.l. tratta i dati personali relativi alle persone fisiche (esistenti, precedenti o potenziali) che utilizzano la piattaforma Vibes Planner in qualità di clienti e che intrattengono un rapporto di collaborazione commerciale con Vibes Planner in qualità di Fornitori di servizi accessibili tramite la Piattaforma.

Nel contesto della presente Informativa sulla Privacy, il termine “Fornitore” si riferisce a qualsiasi persona fisica o giuridica che, in qualità di professionista, imprenditore o operatore economico:

• offra i propri servizi per la realizzazione di eventi, esperienze o attività simili tramite la Piattaforma Vibes Planner,
• utilizzi i sistemi digitali messi a disposizione da Vibes Planner per promuovere, gestire e vendere le proprie prestazioni,
• partecipi a processi di registrazione, profilazione, verifica o interazione contrattuale con Clienti o con Vibes Planner stessa.

A seconda della natura del rapporto e della categoria merceologica del Fornitore (es. Location, Entertainment, Food & Beverage, Servizi Accessori), Vibes Planner potrà trattare dati personali attraverso diverse funzionalità della propria infrastruttura digitale, nonché per finalità amministrative, legali, contabili e promozionali, come meglio dettagliato nei successivi paragrafi della presente Informativa.

Mentre, con il termine “Cliente” la presente informativa fa riferimento a qualsiasi utente, persona fisica o giuridica, che utilizza la piattaforma digitale Vibes Planner per ricercare, selezionare, prenotare o acquistare servizi e/o esperienze offerte dai Fornitori registrati.

FVM Vibes S.r.l., con sede legale in Italia, è il titolare del trattamento dei dati personali trattati per finalità connesse alla ricerca, selezione e prenotazione di servizi connessi all’organizzazione di esperienze ed eventi, tra cui – a titolo esemplificativo e non esaustivo – musicisti, strutture ricettive, società di catering, ristoranti, fiorai, fotografi, location per ricevimenti, fornitori di servizi di intrattenimento e in generale ogni operatore economico, professionista o attività che offra servizi riconducibili, direttamente o indirettamente, alla realizzazione di esperienze o eventi, sia di natura privata che aziendale, eventualmente combinandoli tra loro in funzione delle specifiche esigenze dell’esperienza o dell’evento da organizzare. 

Per ulteriori informazioni sull’uso dei cookie e delle tecnologie di tracciamento nei servizi digitali forniti da Vibes Planner, ti invitiamo a consultare la relativa [Cookie Policy].

Per qualsiasi domanda o richiesta in merito al trattamento dei tuoi dati personali, puoi scrivere al nostro indirizzo dedicato: privacy@vibesplanner.com

Vibes Planner potrà aggiornare periodicamente la presente Informativa Privacy; ti invitiamo quindi a consultare regolarmente le nostre pagine dedicate per le versioni più recenti. Qualora intervenissero modifiche sostanziali idonee a incidere in modo significativo sugli interessati, Vibes Planner adotterà misure idonee di preavviso prima dell’entrata in vigore (ad es. avvisi in piattaforma/sito, notifiche nell’account o comunicazioni e-mail).

Termini utilizzati nella presente Informativa sulla Privacy

·      Esperienza: indica qualsiasi attività, prestazione, evento o servizio prenotabile tramite la piattaforma Vibes Planner, organizzata o erogata da un Fornitore. Rientrano in tale definizione, a titolo esemplificativo, l’affitto di una Location, la fornitura di servizi di ristorazione o banqueting (Food & Beverage), l’intrattenimento musicale o artistico (Entertainment), e ogni altro servizio accessorio destinato all’organizzazione di eventi privati, aziendali o pubblici.

·      Servizio di intermediazione: è il servizio digitale erogato da Vibes Planner, consistente nella messa a disposizione di una piattaforma informatica per facilitare l’incontro tra la domanda e l’offerta di Esperienze e Servizi connessi all’organizzazione di eventi. La Piattaforma consente la creazione di profili professionali, la pubblicazione di schede descrittive, la gestione delle disponibilità e l’interazione commerciale tra utenti e fornitori.

·      Prenotazione: è l’operazione mediante la quale un utente Cliente conferma l’intenzione di usufruire di un’Esperienza offerta da un Fornitore tramite la Piattaforma Vibes Planner. Essa può comportare, a seconda del modello contrattuale adottato, il versamento di un acconto, il pagamento integrale o la stipulazione di accordi diretti tra Cliente e Fornitore.

·      Cliente: L’Utente che utilizza la Piattaforma per cercare, selezionare, prenotare o acquistare Servizi per l’organizzazione di un Evento o Esperienza;

·      Privato: Cliente persona fisica che agisce per scopi estranei ad una attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale;

·      Azienda: Cliente persona giuridica (società, ente, organizzazione) o persona fisica che agisce nell’ambito della propria attività economica o professionale;

·      Fornitore: Il soggetto, persona fisica o giuridica, che utilizza la Piattaforma per proporre, promuovere e mettere a disposizione dei Clienti, a pagamento, uno o più Servizi relativi all’organizzazione di Eventi o Esperienze. Il Fornitore è un operatore professionale del settore eventi o un privato persona fisica che, previa registrazione e accettazione delle presenti Condizioni Generali, offre i propri Servizi attraverso la Piattaforma in forma remunerata. Il Fornitore agisce in piena autonomia economica e gestionale rispetto a Vibes Planner, assumendosi la piena responsabilità per la qualità, disponibilità, regolarità e conformità dei Servizi offerti, nonché per l’esecuzione degli Eventi o Esperienze prenotati tramite la Piattaforma;

·      Account Base (Fornitore): Modalità gratuita di iscrizione alla Piattaforma, riservata ai Fornitori che desiderano creare una pagina vetrina informativa, accessibile ai Clienti nella sezione Directory o tramite filtri di ricerca per categoria o località. Il Fornitore Base non può utilizzare il calendario, non può gestire prenotazioni online né creare pacchetti. I contatti con i Clienti avvengono esclusivamente fuori Piattaforma (offline). È comunque visibile nella ricerca per categorie, ma non compare nei risultati filtrati per disponibilità di data;

·      Account Premium (Fornitore): Modalità di iscrizione a pagamento, che consente al Fornitore di: creare una pagina vetrina completa, con descrizione, galleria immagini, servizi offerti e link di contatto, utilizzare un calendario per la gestione della disponibilità e delle prenotazioni, creare Pacchetti personalizzati esclusivamente a prezzo pieno. Il Fornitore Premium può in qualsiasi momento aggiornare il proprio profilo aderendo al Programma Vibes Club, per accedere a funzionalità e vantaggi aggiuntivi;

·      Account Premium Vibes Club (Fornitore): Modalità di abbonamento a pagamento che comprende tutte le funzionalità dell’Account Premium, con in più: la possibilità di creare Pacchetti sia a prezzo pieno che a prezzo scontato, destinati agli Utenti aderenti al Programma Vibes Club, l’inserimento nella vetrina di materiale aggiuntivo (fotografie, video, menù dettagliati, contenuti personalizzati) e la partecipazione al programma promozionale Vibes Club, con visibilità preferenziale presso i Clienti iscritti.

·      Multi-Account: Funzionalità della Piattaforma che consente al Fornitore, in presenza di più sedi fisiche o più unità operative distinte (es. più location per eventi, negozi, sedi aziendali), di creare un account distinto per ciascuna sede, al fine di: mantenere separata la gestione del calendario, dei pacchetti e della disponibilità per ciascuna unità; garantire chiarezza ai Clienti nella fase di ricerca e prenotazione. In caso di attività plurima esercitata all’interno di una stessa sede (es. hotel con centro benessere e ristorante), il Fornitore potrà invece gestire un solo account, con la possibilità di creare più calendari distinti per ogni servizio offerto. Le regole operative del Multi-Account sono consultabili all’interno dell’Area Riservata del Fornitore.

·      Planner: Il Planner è il soggetto, persona fisica o giuridica, che opera all’interno della Piattaforma in qualità di facilitatore operativo e organizzativo, con il compito di assistere sia i Fornitori sia i Clienti nella progettazione, coordinamento e ottimizzazione di Eventi o Esperienze. Agendo in autonomia rispetto a Vibes Planner, il Planner svolge un ruolo professionale che consiste nel proporre soluzioni integrate e personalizzate, selezionando i Servizi presenti sulla Piattaforma e costruendo Pacchetti multi-servizio coerenti con le esigenze del Cliente. Accedendo alla Piattaforma mediante un login dedicata, il Planner può operare, previa autorizzazione specifica del Cliente, attraverso la funzione "Accedi come", accedendo temporaneamente al suo profilo personale per creare in sua vece l’Evento, selezionando i Fornitori più idonei e strutturando una o più soluzioni organizzative. In tale ambito, può anche richiedere la creazione di Pacchetti ad hoc da parte dei Fornitori, sulla base delle richieste ricevute, e indicare all’interno dei pacchetti proposti un proprio compenso per l’attività svolta. Il pagamento dei Servizi selezionati e dei relativi Pacchetti rimane di esclusiva competenza del Cliente, che provvede direttamente al versamento delle somme dovute ai Fornitori. Il Planner non eroga direttamente servizi operativi come catering, musica, fotografia o allestimenti, ma agisce quale figura di regia e coordinamento, contribuendo alla costruzione armonica dell’esperienza e semplificando il processo decisionale del Cliente. I Clienti possono esprimere valutazioni pubbliche sulla prestazione del Planner tramite un sistema di recensioni integrato nella Piattaforma. L’attivazione del ruolo di Planner richiede la sottoscrizione dell’abbonamento Premium Vibes Club, quale formula di partecipazione necessaria per l’accesso completo alle funzionalità operative previste per questa figura. Il Planner resta in ogni caso responsabile, nei limiti delle presenti Condizioni Generali, per l’attività svolta nell’ambito delle proprie funzioni.

·      Pacchetto: L’insieme integrato di uno o più Servizi, proposti in forma coordinata o unitaria da più Fornitori distinti o dal medesimo Fornitore, finalizzati alla realizzazione congiunta di un medesimo Evento o Esperienza. Il Pacchetto si configura come una composizione funzionale di prestazioni professionali distinte, selezionate in modo complementare da uno stesso Fornitore o da Fornitori che, pur restando autonomi sotto il profilo contrattuale e fiscale, collaborano operativamente per offrire al Cliente un’esperienza organica e coordinata tramite la Piattaforma;

·      Guest: Il soggetto che accede alla Piattaforma senza effettuare la registrazione di un Account, e che, in tale qualità, può navigare liberamente nelle aree pubbliche del sito, ivi comprese le sezioni “Chi siamo”, “FAQ” e “Directory” (ossia le pagine vetrina dei Fornitori), nonché utilizzare i filtri di ricerca per esplorare l’offerta di Servizi ed Esperienze disponibili.

Il Guest non può effettuare prenotazioni o acquistare Servizi, né interagire con i Fornitori attraverso gli strumenti integrati nella Piattaforma (messaggistica, richiesta di preventivi, creazione Pacchetti, ecc.), se non previa registrazione come Cliente.

Il Guest conserva la qualifica di semplice visitatore del sito e non instaura alcun rapporto contrattuale con Vibes Planner, fatto salvo quanto previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali eventualmente raccolti tramite la navigazione (es. cookie o moduli informativi).

·      Programma Vibes Club: Il programma gratuito, riservato ai Clienti registrati, che consente l’accesso a vantaggi esclusivi, tra cui: la possibilità di acquistare Eventi o Esperienze a prezzo scontato, grazie ad accordi riservati con Fornitori aderenti, l’accesso a Pacchetti e offerte riservate, l’attivazione di un Qr Code personale, visibile nella propria Area Riservata e utilizzabile in loco presso i Fornitori aderenti per il riconoscimento immediato dello status di Cliente “Vibes Club” e la fruizione delle relative agevolazioni. L’adesione al Programma Vibes Club ha durata annuale a partire dalla data di attivazione;

·      Partner: Viene riconosciuto, a seguito dell’adozione di criteri di meritocrazia, a Fornitori che in ragione del numero di eventi organizzato e delle recensioni ricevute hanno registrato riscontri positivi.

Raccolta dei Dati Personali

I dati personali raccolti da Vibes Planner nei confronti dei Fornitori variano in funzione del tipo di rapporto commerciale instaurato, della categoria merceologica di appartenenza (Location, Food & Beverage, Entertainment, Servizi Accessori) e dell’utilizzo delle funzionalità offerte dalla Piattaforma.

Vibes Planner tratta esclusivamente i dati personali pertinenti a persone fisiche (ad es. titolari, legali rappresentanti, collaboratori o referenti aziendali) e solo nella misura in cui siano strettamente necessari per le finalità previste dalla presente informativa. Non si considerano dati personali le informazioni riferite esclusivamente a soggetti giuridici, salvo nei casi in cui tali informazioni permettano l’identificazione diretta o indiretta di una persona fisica.

I dati personali raccolti possono comprendere, a titolo esemplificativo:

• Dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzo di residenza o domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail, ruolo aziendale.
• Dati professionali: informazioni relative all’attività esercitata, alla categoria di servizio offerto, ai titoli abilitativi, autorizzazioni amministrative e iscrizioni ad albi, registri o enti previdenziali.
• Dati bancari e fiscali: IBAN, coordinate di pagamento, dati necessari alla fatturazione elettronica e al corretto adempimento degli obblighi tributari.
• Dati relativi all’utilizzo della Piattaforma: storico delle prenotazioni, interazioni con i clienti, recensioni ricevute, accessi, attività effettuate e statistiche di utilizzo.
• Documenti e dichiarazioni: copia di documenti di identità, certificazioni professionali, attestazioni assicurative, dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del D.P.R. 445/2000.

La raccolta di tali dati può avvenire:

-       Direttamente, mediante registrazione volontaria alla Piattaforma o compilazione dei moduli online;

-       Indirettamente, attraverso comunicazioni via e-mail, allegati contrattuali, oppure durante colloqui o interazioni telefoniche o in videoconferenza con il team di Vibes Planner;

-       Attraverso funzionalità automatizzate della Piattaforma, limitatamente agli accessi e alle attività svolte in ambiente digitale.

Nello specifico, a titolo meramente indicativo e non esaustivo, i dati personali vengono raccolti da Vibes Planner nell’espletamento da parte dei Clienti di una o più delle seguenti attività:

Registrazione e prenotazioni: Quando crei un account o richiedi/prenoti un servizio/esperienza, ti chiediamo i dati di base (nome, cognome, e-mail); a seconda del caso possiamo richiedere anche telefono, eventuali dati di fatturazione (per aziende), informazioni sul servizio richiesto (data, luogo, numero partecipanti) e, se necessario per l’erogazione, preferenze o esigenze legate all’esperienza (es. esigenze alimentari, accessibilità). L’inserimento di informazioni che possano rivelare categorie particolari di dati (es. salute/allergie) è facoltativo e trattato solo se strettamente necessario e con le garanzie previste dalla legge.

Programmi e funzionalità della Piattaforma: Se aderisci a servizi a valore aggiunto (es. Vibes Club) trattiamo i dati necessari alla gestione dell’adesione (es. identificativo cliente e QR personale di accesso/validazione). Puoi salvare liste di servizi/fornitori e ricerche per consultarle in seguito.

Contatti e assistenza: Quando ci contatti (assistenza Vibes, messaggistica in Piattaforma verso i Fornitori, e-mail/social), raccogliamo le informazioni contenute nei messaggi e i relativi metadati (ad es. per le chiamate: numero chiamante, data/ora, durata) per gestire la richiesta e per sicurezza/qualità.

Recensioni: Dopo l’esperienza potremmo invitarti a lasciare una recensione, in tal caso trattiamo il contenuto fornito e gli elementi di pubblicazione (es. nome/nome visualizzato e avatar, se impostati).

Account utente: Nel tuo account puoi gestire impostazioni, preferenze, elementi salvati e contenuti caricati (es. foto/recensioni). Queste informazioni ci aiutano a personalizzare l’esperienza e a velocizzare prenotazioni future.

Pagamenti e caparre: Quando una caparra viene gestita in Piattaforma, il pagamento è processato da un fornitore di servizi di pagamento integrato (es. Stripe): Vibes Planner non accede ai dati completi della carta/IBAN, ma riceve esiti e metadati tecnici della transazione per finalità amministrative. Nei casi in cui saldo e pagamenti avvengano direttamente tra Cliente e Fornitore, Vibes Planner non tratta i relativi dati di pagamento.

Uso da dispositivo mobile e posizione: Se utilizzi l’app/sito da dispositivo mobile, puoi autorizzare l’uso della tua posizione approssimativa (geolocalizzazione) o l’accesso ad altre funzionalità del dispositivo: ciò ci consente, ad esempio, di suggerire fornitori/esperienze vicini o contenuti pertinenti. L’abilitazione è facoltativa e può essere revocata dalle impostazioni del dispositivo.

Il trattamento dei dati personali sarà sempre effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e dalla normativa italiana vigente.

Dati personali che ci fornisci

Nell’ambito della registrazione e gestione del rapporto contrattuale con Vibes Planner, i Fornitori e Clienti sono tenuti a fornire una serie di dati personali che risultano necessari per garantire la corretta esecuzione dei servizi, l’adempimento degli obblighi contrattuali, il rispetto della normativa vigente e il godimento dei servizi resi mediante l’applicativo. Tra i questi rientrano:

• Dati di contatto: Vibes Planner raccoglie i dati anagrafici e di contatto dei Fornitori o dei loro rappresentanti, tra cui: nome e cognome, indirizzo di residenza o domicilio (ove necessario), indirizzi e-mail aziendali, numeri di telefono (fisso e/o cellulare), e altri riferimenti utili ai fini della comunicazione e identificazione.
• Dati finanziari e di fatturazione: Vengono raccolti i dati indispensabili per l’elaborazione dei pagamenti e la corretta emissione della documentazione fiscale e contabile, tra cui: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica, coordinate bancarie (incluso IBAN), e dati relativi all’intestatario del conto corrente.
• Dati per la verifica e l’abilitazione: Al fine di garantire l’affidabilità e la regolarità del profilo del Fornitore, Vibes Planner potrà richiedere la trasmissione di documentazione e informazioni utili a verificarne l’identità, la professionalità e la legittimazione all’esercizio dell’attività. Tali informazioni potranno includere: copia del documento di identità del titolare o legale rappresentante, visura camerale aggiornata, attestazioni di iscrizione a registri professionali o enti previdenziali, eventuali licenze, permessi amministrativi e coperture assicurative.

·      Dati di contatto: Vibes Planner raccoglie i dati anagrafici e di contatto dei Clienti, tra cui: nome e cognome, indirizzo di residenza o domicilio (ove necessario), indirizzi e-mail, numeri di telefono (fisso e/o cellulare), e altri riferimenti utili ai fini della comunicazione e identificazione.

·      Dati di pagamento – caparra versata tramite Stripe: Per il versamento della caparra tramite il fornitore di servizi di pagamento Stripe, Vibes Planner non tratta né conserva i dati completi dello strumento di pagamento (numero carta, CVV, data di scadenza, IBAN). Tali informazioni sono acquisite e gestite direttamente da Stripe, quale titolare/autonomo dei relativi trattamenti. Vibes Planner riceve esclusivamente i metadati della transazione necessari a finalità amministrativo-contabili e di riconciliazione (es. ID pagamento, esito, importo, timestamp, eventuale token/riferimento del metodo e, ove reso disponibile dal PSP, brand e ultime quattro cifre della carta).

·      Dati per la verifica e l’abilitazione (Clienti): per garantire l’affidabilità degli account, prevenire abusi/frodi e consentire l’accesso a servizi che richiedono requisiti specifici (es. limiti d’età, sicurezza dell’evento, accessi contingentati), Vibes Planner potrà, solo quando strettamente necessario, richiedere la trasmissione di informazioni e documenti utili alla verifica dell’identità e dell’idoneità del Cliente. A titolo esemplificativo: nome, cognome, data di nascita, indirizzo e recapiti, copia di un documento di identità in corso di validità (per verifica dell’età/identità), eventuali conferme di pagamento/prenotazione e, ove il servizio lo richieda, certificazioni/attestazioni funzionali all’accesso (es. requisiti di salute o sicurezza dichiarati dall’interessato). Tali dati sono trattati per finalità di sicurezza e prevenzione frodi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) e, ove ricorrano obblighi di legge, per adempimenti normativi (art. 6, par. 1, lett. c). I dati di pagamento e le eventuali verifiche sono gestiti dai prestatori di servizi di pagamento integrati (titolari autonomi); Vibes Planner riceve esclusivamente esiti e metadati tecnici della transazione. I documenti acquisiti per verifica sono conservati per il tempo strettamente necessario al controllo/alla tutela del servizio e quindi cancellati o anonimizzati, fatti salvi eventuali obblighi di conservazione legale.

·      Altri dati e comunicazioni: Eventuali comunicazioni intercorse tra il Fornitore e Vibes Planner, sia via e-mail sia tramite gli strumenti messi a disposizione all’interno della Piattaforma (moduli di contatto, chat, form di segnalazione), potranno essere oggetto di trattamento, nella misura necessaria alla gestione del rapporto contrattuale, all’assistenza tecnica, alla risoluzione di controversie o all’adempimento di obblighi normativi.

Le chiamate telefoniche potranno essere monitorate o registrate, previo avviso, al solo fine di garantire il miglioramento del servizio, la formazione del personale o la gestione di reclami e contenziosi. Tali registrazioni verranno conservate per un periodo limitato e successivamente cancellate, salvo esigenze eccezionali legate a indagini interne, obblighi di legge o procedimenti giudiziari.

• Dati personali relativi alle chiamate registrate Le chiamate telefoniche potranno essere monitorate o registrate, previo avviso, al solo fine di garantire il miglioramento del servizio, la formazione del personale o la gestione di reclami e contenziosi. Tali registrazioni verranno conservate per un periodo limitato e successivamente cancellate, salvo esigenze eccezionali legate a indagini interne, obblighi di legge o procedimenti giudiziari.

Potranno altresì essere richiesti brevi video, fotografie o materiali informativi da utilizzare per la creazione del profilo digitale, previo consenso dell’interessato ove necessario.

Informazioni che raccogliamo automaticamente

Nel corso dell’utilizzo della Piattaforma Vibes Planner da parte del Cliente e/o Fornitore – sia durante la fase di registrazione, sia nell’utilizzo delle aree riservate – Vibes Planner può raccogliere in modo automatico alcune informazioni tecniche e di navigazione. In taluni casi, tali informazioni possono costituire dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in quanto riconducibili, direttamente o indirettamente, a una persona fisica.

Le informazioni raccolte automaticamente possono includere:

• Impostazioni della lingua selezionata nel browser o nell’account utente;
• Indirizzo IP del dispositivo utilizzato per l’accesso alla Piattaforma;
• Dati di geolocalizzazione (approssimativi) rilevati tramite indirizzo IP o impostazioni del dispositivo;
• Sistema operativo e configurazione del dispositivo (es. Android, iOS, Windows);
• Tipo e versione del browser utilizzato (user agent);
• Dati di log relativi all’accesso e all’utilizzo della Piattaforma (es. orario e durata della sessione, URL visitati, sequenza di navigazione);
• Identificatori tecnici del dispositivo, quali ID Android, indirizzo MAC, IMEI, UUID, o altri identificatori analoghi;
• Eventuali codici o ID relativi a prenotazioni effettuate o offerte visualizzate;
• Stato della richiesta al server (es. esito positivo, errore, contenuto visualizzato);
• Cronologia delle interazioni e delle visualizzazioni all’interno dell’area utente riservata (schede prodotto, eventi pubblicati, moduli compilati);
• Preferenze di utilizzo della Piattaforma, incluse modalità di ricerca e filtri applicati.

Tali informazioni vengono raccolte anche attraverso l’impiego di cookie e strumenti di tracciamento analoghi, come descritto nella Cookie Policy di Vibes Planner.

L’elaborazione di questi dati è finalizzata al corretto funzionamento della Piattaforma, alla personalizzazione dell’esperienza utente, alla prevenzione di frodi informatiche, nonché all’analisi aggregata dei dati di utilizzo, per finalità statistiche e di miglioramento del servizio.

Dati personali che ci fornisci su altri

Nel caso in cui il Cliente e/o il Fornitore, in fase di registrazione o gestione dell’account sulla Piattaforma Vibes Planner, condivida dati personali riferibili ad altri soggetti dichiara e garantisce:

• di aver previamente informato tali soggetti del trattamento dei dati personali da parte di Vibes Planner secondo quanto previsto dalla presente informativa sulla privacy;
• di aver ottenuto, laddove richiesto dalla normativa applicabile, i consensi necessari per la comunicazione e il trattamento di tali dati;
• di manlevare espressamente Vibes Planner da qualsiasi responsabilità, pretesa o richiesta risarcitoria derivante dalla mancata acquisizione del consenso o dalla comunicazione non autorizzata dei suddetti dati.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, il Cliente può trovarsi a fornire dati di terzi nelle seguenti situazioni:

• Prenotazioni per conto di altri/di un gruppo: nominativi, e-mail/telefono dei partecipanti, ruoli (es. referente gruppo), età (se richiesto dal Fornitore).
• Esigenze/Preferenze dei partecipanti: diete, allergie, esigenze di accessibilità (potenzialmente categorie particolari di dati).
• Inviti e condivisioni: invio di inviti/QR (es. Vibes Club) o condivisione di prenotazioni con amici/colleghi, includendo i loro recapiti.
• Messaggistica e allegati: scambi con i Fornitori che contengano informazioni su terzi (liste partecipanti, elenchi ospiti, documenti organizzativi).
• Recensioni/Segnalazioni: contenuti che menzionano persone terze (staff/ospiti), anche con foto o video in cui i terzi sono riconoscibili.
• Pagamenti per conto terzi: indicazione dell’intestatario diverso, referenti amministrativi, e-mail di invio ricevute.
• Eventi con minori: nominativi, età e recapiti dei genitori/tutori (se necessari per la fruizione dell’esperienza o per obblighi di sicurezza).

Vibes Planner utilizza i dati personali di terzi inseriti dal Cliente solo quanto strettamente necessario per gestire richieste e prenotazioni, fornire assistenza e garantire la sicurezza della Piattaforma. I dati condivisi con i Fornitori sono limitatissimi e servono unicamente a erogare il servizio.

I Fornitori, in questo, operano come titolari autonomi. La base giuridica è, di regola, l’esecuzione del contratto/misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) e/o il legittimo interesse all’organizzazione dell’esperienza (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Se il Cliente comunica categorie particolari di dati (es. informazioni su salute/allergie), tali dati saranno trattati solo se indispensabili e previo consenso esplicito dell’interessato o altra condizione prevista (art. 9, par. 2, lett. a) GDPR). In ogni caso, Vibes Planner invita il Cliente a non inserire informazioni eccedenti (ad esempio documenti di identità non richiesti dal Fornitore o dalla normativa).

Altre informazioni che riceviamo da fonti terze

Oltre ai dati forniti direttamente, Vibes Planner può ricevere dati personali relativi ai Clienti o Fornitori da soggetti terzi o da fonti esterne, nei limiti consentiti dalla normativa vigente e per finalità legittime, che vengono usate – ove pertinenti – insieme ai dati forniti direttamente per gestire richieste/prenotazioni, assistenza e sicurezza della Piattaforma. In particolare: 

• Partner/integrazioni: quando utilizzi servizi online di partner che integrano il motore di Vibes Planner, riceviamo dal partner i dati necessari a processare e supportare la tua richiesta o prenotazione (es. recapiti, dettagli dell’esperienza).
• Fornitori (titolari autonomi): il Fornitore coinvolto può condividere con Vibes Planner informazioni utili a gestire assistenza, contestazioni o problemi relativi alla prenotazione/erogazione del servizio.
• Prestatori di servizi di pagamento (es. Stripe): per caparre processate tramite Piattaforma riceviamo esiti e metadati della transazione (identificativi, stato, timestamp) per finalità amministrative; non accediamo ai dati completi della carta/IBAN.
• Altri partner commerciali: se dalla Piattaforma segui link verso siti/app di partner e lì completi una prenotazione, tali partner possono condividere con noi dati essenziali della prenotazione e delle interazioni, nel rispetto delle loro informative.
• Servizi di comunicazione: e-mail e messaggistica in Piattaforma (Cliente↔Fornitore/Assistenza) possono essere instradate e filtrate per bloccare spam, malware o contenuti potenzialmente dannosi; trattiamo i relativi metadati per sicurezza e continuità del servizio.
• Partner marketing e social: potremmo ricevere, anche in forma aggregata/pseudonimizzata, dati aggiuntivi (ad es. da cookie/ID pubblicitari) per misurare l’efficacia di campagne e contenuti. Se utilizzi social login o colleghi il tuo account, può attivarsi uno scambio di dati secondo le impostazioni che gestisci e che puoi sempre revocare.
• Segnalazioni/reclami: in casi eccezionali possiamo ricevere dai Fornitori informazioni su condotte scorrette o violazioni delle condizioni di utilizzo, che trattiamo per tutela del servizio e gestione della controversia.

·      Informazioni in caso di procedure di insolvenza: In caso di fallimento, liquidazione o altre procedure concorsuali che coinvolgano il Fornitore, Vibes Planner potrà ricevere informazioni da curatori, amministratori giudiziari, organi giudiziari o autorità competenti, anche al fine di tutelare i propri diritti.

·      Richieste da parte di autorità pubbliche: Vibes Planner potrà ricevere comunicazioni da autorità fiscali, forze dell’ordine o altre autorità competenti, nel caso in cui il Fornitore sia oggetto di indagini, verifiche o richieste formali di collaborazione.

• Rilevamento e prevenzione delle frodi, gestione del rischio e adempimenti di compliance: Vibes Planner si riserva di raccogliere, da soggetti terzi specializzati o da banche dati pubbliche e private, informazioni utili al rilevamento e alla prevenzione di comportamenti fraudolenti, alla gestione dei rischi legali e reputazionali, nonché al rispetto degli obblighi normativi in materia di antiriciclaggio, trasparenza, sicurezza dei pagamenti e tracciabilità.

I trattamenti si fondano, a seconda dei casi, sull’esecuzione del contratto/misure precontrattuali o sul legittimo interesse (assistenza, sicurezza, prevenzione abusi, Quality control), nel rispetto dei principi di minimizzazione e necessità.

Verifica preliminare dei contenuti e tempi di pubblicazione delle offerte

Al fine di garantire la conformità delle offerte pubblicate sulla Piattaforma alle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – “GDPR”) e di tutela dei diritti di terzi, Vibes Planner si riserva il diritto di effettuare, prima della pubblicazione, una verifica preventiva sui contenuti caricati dal Fornitore (inclusi testi, immagini, video e altri materiali multimediali).

Le offerte, i pacchetti e i contenuti caricati dal Fornitore diverranno visibili sulla Piattaforma entro un termine massimo di 24 (ventiquattro) ore dalla loro trasmissione, salvo rilievi da parte del Titolare del trattamento. Tale periodo è necessario per consentire la verifica di eventuali elementi che possano violare la normativa applicabile in materia di privacy, copyright, proprietà industriale o altre disposizioni di legge. Qualora, all’esito del controllo, Vibes Planner rilevi la presenza di immagini, testi o altri contenuti potenzialmente non conformi alla normativa vigente o alle policy interne della Piattaforma, il Fornitore ne sarà prontamente informato tramite comunicazione all’indirizzo email associato al proprio account. In tali casi, la pubblicazione rimarrà sospesa fino all’avvenuta rimozione o sostituzione dei contenuti segnalati. Resta inteso che la verifica preventiva non comporta alcuna assunzione di responsabilità da parte di Vibes Planner circa la liceità o correttezza dei contenuti pubblicati, la cui piena responsabilità resta in capo al Fornitore.

Finalità della raccolta e del Trattamento relativi ai Clienti

Vibes Planner utilizza le informazioni relative ai propri Clienti, incluse quelle qualificabili come dati personali, per le seguenti finalità:

A. Registrazione e gestione del rapporto con il Cliente

Trattiamo dati anagrafici e di contatto per creare e amministrare l’account, gestire richieste e prenotazioni di servizi/esperienze, coordinare eventuali caparre tramite prestatore di pagamento integrato, nonché svolgere attività precontrattuali (preventivi, disponibilità, opzioni) e contrattuali connesse all’uso della Piattaforma.

B. Supporto e assistenza

Utilizziamo i dati forniti (anche tramite messaggi/chiamate) per customer care, supporto tecnico, gestione ticket e risoluzione di problematiche operative legate all’utilizzo della Piattaforma e/o alla prenotazione.

C. Comunicazioni di servizio e promozionali

Inviamo comunicazioni su novità funzionali, aggiornamenti dei termini, remainder (es. completamento profilo/recensione). Possiamo effettuare marketing diretto della Piattaforma (newsletter, iniziative, Vibes Club) con consenso ove richiesto e sempre con possibilità di revoca dello stesso.

D. Messaggistica interna e instradamento comunicazioni

La Piattaforma consente la messaggistica tra Cliente, Fornitori e team Vibes; tali scambi (e relativi metadati) possono essere instradati, monitorati e conservati per finalità di sicurezza, prevenzione abusi/spam, qualità del servizio e gestione di reclami/contestazioni.

E. Analisi, personalizzazione e qualità (incluse recensioni)

Svolgiamo analisi statistiche e di utilizzo per migliorare fruibilità ed efficacia della Piattaforma, sviluppare nuove funzionalità, proporre contenuti pertinenti; gestiamo la raccolta e la pubblicazione di recensioni post-esperienza nel rispetto delle regole di moderazione.

F. Sicurezza e prevenzione di frodi/abusi

Implementiamo controlli di sicurezza (log, filtri antispam/malware, verifiche tecniche) e attività di risk assesment per individuare condotte illecite o violazioni contrattuali, anche con il supporto di fornitori qualificati (es. servizi antifrode, hosting/IT).

G. Adempimenti di legge e tutela giudiziaria

Trattiamo i dati necessari per obblighi legali (fiscali, contabili, richieste Autorità) e per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale.

Basi giuridiche del trattamento dei dati personali dei Clienti

Categorie particolari di dati (es. salute/allergie): trattiamo tali informazioni solo se strettamente necessarie alla fruizione dell’esperienza e, ove richiesto, con consenso esplicito dell’interessato (Art. 9(2)(a)) o altra condizione applicabile.

Opposizione/preferenze: per i trattamenti basati su legittimo interesse (C–F e parti di D/E) il Cliente può esercitare il diritto di opposizione (art. 21 GDPR). Per il marketing e cookie non tecnici, il Cliente può revocare il consenso in qualsiasi momento (account/impostazioni o canali indicati in “I tuoi diritti”).

Finalità del Trattamento relative ai Fornitori

Vibes Planner utilizza le informazioni relative ai propri Fornitori, incluse quelle qualificabili come dati personali, per le seguenti finalità:

A. Registrazione e gestione del rapporto contrattuale: Vibes Planner tratta i dati anagrafici, di contatto e finanziari per consentire la registrazione del Fornitore sulla Piattaforma, l’amministrazione del relativo account e la gestione degli adempimenti precontrattuali e contrattuali, inclusa la verifica dell’identità e della legittimazione ad agire del soggetto che rappresenta il Fornitore.

B. Supporto e assistenza ai Fornitori: I dati forniti dal Fornitore possono essere trattati per attività di customer service, al fine di fornire supporto tecnico, rispondere a quesiti o risolvere problematiche operative connesse all’utilizzo della Piattaforma.

C. Comunicazioni informative e promozionali: Vibes Planner può utilizzare i dati di contatto per inviare comunicazioni relative a novità funzionali della Piattaforma, aggiornamenti dei termini contrattuali, inviti ad eventi o iniziative riservate ai Fornitori registrati, nonché per attività promozionali e di marketing diretto (previo consenso ove richiesto).

D. Sistema di messaggistica interna: La Piattaforma può offrire strumenti di comunicazione interna che permettono al Fornitore di interagire con gli utenti (Clienti) registrati o con il team di Vibes Planner. Tali comunicazioni possono essere monitorate e conservate da Vibes Planner per finalità di sicurezza, prevenzione frodi, controllo qualità e riscontro a eventuali reclami o contestazioni.

E. Analisi e miglioramento dei servizi: Vibes Planner può trattare i dati raccolti per finalità statistiche e di analisi, volte a migliorare la fruibilità e l’efficacia della Piattaforma, nonché per sviluppare nuove funzionalità o ottimizzare i servizi offerti.

F. Sicurezza e prevenzione delle frodi: I dati personali possono essere utilizzati per implementare controlli di sicurezza, individuare attività fraudolente, violazioni contrattuali o comportamenti illeciti, anche mediante strumenti automatizzati, eventualmente supportati da soggetti terzi qualificati (es. servizi di verifica, due diligence o risk assessment).

G. Adempimento di obblighi legali e tutela giudiziaria: Vibes Planner potrà trattare i dati del Fornitore per adempiere ad obblighi di legge, normative di settore o richieste delle Autorità competenti (es. fiscali, giudiziarie, amministrative), nonché per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Basi giuridiche del trattamento relative ai Fornitori

Condivisione dei dati con terze parti

Vibes Planner opera come intermediario digitale tra Clienti e Fornitori: il rapporto contrattuale ed economico relativo all’erogazione del servizio si instaura direttamente tra Cliente e Fornitore. Condividiamo pertanto con terzi solo i dati strettamente necessari all’erogazione dei servizi di piattaforma, alla gestione delle prenotazioni/caparra, all’assistenza e al rispetto di obblighi di legge.

• Condivisione con i Fornitori (titolari autonomi)

Per finalizzare e supportare la richiesta/prenotazione, trasmettiamo al Fornitore scelto i dati indispensabili (es. identificativi e contatti del Cliente, dettagli dell’esperienza, eventuali preferenze comunicate). Ove non integralmente pagato tramite la piattaforma Stripe, il saldo del servizio avviene direttamente tra Cliente e Fornitore, fuori Piattaforma; Vibes Planner non è parte del contratto di fornitura. I Fornitori trattano i dati ricevuti in qualità di titolari autonomi, secondo le proprie informative.

• Partner/integrazioni commerciali

Quando utilizzi servizi online di partner che integrano il motore di Vibes Planner, riceviamo dal partner i dati necessari a processare la tua richiesta/prenotazione e a fornirti assistenza. Nei flussi di provenienza da siti/app di partner, questi ultimi possono a loro volta trattare alcuni tuoi dati secondo le rispettive informative. 

• Prestatori di servizi di pagamento (PSP)

Per la caparra o il pagamento integrale utilizziamo Stripe integrato: condividiamo con Stripe gli elementi tecnici necessari all’incasso/custodia e riceviamo solo esiti e metadati della transazione. Vibes Planner non accede né conserva numeri di carta/IBAN. Questioni tecniche sui pagamenti (es. storni/frodi) sono gestite dai canali di Stripe.

• Fornitori esterni (responsabili del trattamento)

Ci avvaliamo di soggetti terzi per servizi IT/hosting, assistenza clienti, sicurezza/antifrode, strumenti di messaggistica e conservazione documentale. Tali soggetti operano quali responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, sulla base di istruzioni contrattuali e misure di sicurezza adeguate. 

• Messaggistica in Piattaforma e filtri anti-abuso

Le comunicazioni tra Cliente e Fornitore e quelle relative all’assistenza transitano tramite i sistemi della Piattaforma e possono essere instradate, filtrate (es. anti-spam/malware) e conservate per ragioni di sicurezza, qualità del servizio e gestione di reclami e delle contestazioni. Condividiamo con il Fornitore i contenuti strettamente necessari alla gestione della prenotazione. 

• Professionisti incaricati

In caso di controversie, verifiche o adempimenti (es. audit), potremmo condividere dati con consulenti legali e revisori nella misura strettamente necessaria alla tutela dei diritti e all’adempimento degli obblighi. 

• Autorità competenti

Potremmo comunicare dati alle Autorità (fiscali, giudiziarie, di polizia) quando richiesto dalla legge o da ordini legittimi, nonché per far valere o difendere un diritto. 

• Dati aggregati e anonimizzati

Vibes Planner potrà condividere con soggetti terzi (inclusi partner commerciali, enti di ricerca, media o stakeholder) dati statistici o aggregati, privi di riferimenti identificativi diretti, per finalità di analisi di mercato, valutazione dell’efficacia dei servizi, miglioramento della Piattaforma o profilazioni aggregate del segmento di utenza. Tali dati non consentono l’identificazione dell’interessato, né direttamente né indirettamente.

·      Fornitori di servizi terzi

Vibes Planner può condividere i dati personali con soggetti terzi accuratamente selezionati che agiscono in qualità di responsabili del trattamento per l’esecuzione di servizi strumentali alla gestione della piattaforma e dei rapporti contrattuali. Tali soggetti includono, a titolo esemplificativo:

-       fornitori di servizi IT e di hosting;

-       fornitori di servizi gestionali e amministrativi;

-       consulenti legali, fiscali e privacy;

-       soggetti incaricati di supportare attività di assistenza tecnica e customer care;

-       soggetti incaricati della verifica e validazione dei dati ai fini antifrode.

Tutti i fornitori di servizi sono vincolati da obblighi contrattuali di riservatezza e sicurezza e trattano i dati personali esclusivamente per conto di Vibes Planner e secondo istruzioni documentate.

• Fornitori di servizi di pagamento e istituti finanziari

I dati necessari per l’elaborazione dei pagamenti (tra Vibes Planner, i Fornitori registrati) potranno essere condivisi con fornitori di servizi di pagamento elettronico, istituti bancari o finanziari coinvolti nelle operazioni, esclusivamente per finalità connesse all’autorizzazione, verifica, esecuzione e rendicontazione delle transazioni.

• Adempimenti normativi e verifiche di conformità

Vibes Planner potrà comunicare i dati personali ad autorità amministrative, giudiziarie o di vigilanza, nel rispetto di obblighi legali, normative comunitarie o provvedimenti delle autorità competenti (quali, ad esempio, richieste in materia fiscale, antiriciclaggio, sicurezza pubblica o elenchi sanzionatori).

Inoltre, potrà effettuare verifiche di conformità e valutazione del rischio, inclusi controlli su eventuali liste di soggetti sottoposti a misure restrittive o sanzioni, qualora imposto dalla normativa vigente.

• Tutela dei diritti e difesa in giudizio

In caso di contenziosi, procedimenti giudiziari o necessità di esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale, Vibes Planner si riserva la facoltà di comunicare i dati personali alle competenti autorità o a consulenti legali.

• Dati aggregati e anonimizzati

Vibes Planner potrà condividere con soggetti terzi (inclusi partner commerciali, enti di ricerca, media o stakeholder) dati statistici o aggregati, privi di riferimenti identificativi diretti, per finalità di analisi di mercato, valutazione dell’efficacia dei servizi, miglioramento della Piattaforma o profilazioni aggregate del segmento di utenza. Tali dati non consentono l’identificazione dell’interessato.

Principi di minimizzazione. In ogni condivisione adottiamo il principio del “necessario e proporzionato”, limitando i dati ai soli elementi indispensabili per la specifica finalità (prenotazione, assistenza, sicurezza o obbligo legale).

Sicurezza dei dati personali

Vibes Planner adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati, al fine di prevenire accessi non autorizzati, divulgazioni, modifiche o distruzioni non autorizzate.

Le misure adottate includono procedure interne, controlli di accesso, policy di riservatezza, sistemi di crittografia e back-up dei dati, nonché una gestione attenta dei permessi di accesso da parte del personale e dei collaboratori autorizzati. L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente al personale incaricato, nei limiti strettamente necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni.

In particolare:

• Governance & policy: quadro di policy/procedure su sicurezza, accessi, gestione fornitori, data retention e risposta agli incidenti; registri dei trattamenti e valutazioni d’impatto quando richieste.
• Organizzazione e formazione: personale autorizzato per ruoli; formazione periodica su privacy e sicurezza; clausole di riservatezza.
• Gestione accessi (IAM): principio del need-to-know, credenziali individuali, autenticazione a più fattori dove applicabile, segregazione di ambienti e log degli accessi.
• Protezioni tecniche: cifratura in transito (TLS) e, ove opportuno, a riposo; hardening delle piattaforme; backup e test di ripristino; monitoraggio e vulnerability management.
• Antifrode & monitoring: strumenti di prevenzione e rilevazione abusi, filtri anti-spam/malware, telemetrie e controlli di integrità del servizio.
• Incident response: procedure per la gestione delle violazioni (rilevazione, contenimento, notifica nei casi previsti, rimedio) con test ricorrenti.

Fornitori esterni: nomina ex art. 28 GDPR, accordi di trattamento, verifiche di adeguatezza e obbligo di misure equivalenti.

Trattamento dei dati personali dei minori

I servizi di Vibes Planner sono destinati a maggiorenni (≥18 anni). Non permettiamo la creazione di account da parte di minori né raccogliamo consapevolmente loro dati personali. Eccezionalmente, nell’ambito di prenotazioni che coinvolgono minori (ad es. esperienze “family”), alcuni dati essenziali (es. nome, età) possono essere forniti dal genitore/tutore che effettua la richiesta, sotto la sua responsabilità e con il suo consenso.

Nello svolgimento e adempimento delle attività, Vibes Planner tratta i dati personali dei Clienti nel rispetto dei seguenti principi:  

• Minimizzazione: vengono raccolte solo le informazioni strettamente necessarie per organizzare l’esperienza (es. età per requisiti di sicurezza/ammissibilità).
• Categorie particolari di dati: eventuali informazioni su salute/allergie/esigenze di accessibilità sono trattate solo se indispensabili, previo consenso esplicito dell’interessato al trattamento o del genitore/tutore e con adeguate garanzie (art. 9 GDPR).
• Ruoli privacy: i Fornitori che erogano l’esperienza trattano i dati ricevuti come titolari autonomi, secondo le proprie informative.
• Divieti: niente marketing diretto ai minori, né profilazioni destinate specificamente a minori.
• Contenuti caricati (recensioni/foto): chi carica contenuti che ritraggono minori garantisce di avere le autorizzazioni necessarie; Vibes Planner può rimuovere tali contenuti su segnalazione motivata.

La conoscenza da parte del Titolare del Trattamento di trattamenti riguardanti un minore senza valido consenso del genitore/tutore o di un account creato da un minore, determina l’attivazione di procedere dirette alla disabilitazione dell’account e alla cancellazione dati senza indebito ritardo, salvo conservazione nei limiti strettamente necessari all’adempimento di obblighi legali o alla tutela di diritti.

Per richieste sull’esercizio dei diritti (accesso, cancellazione, ecc.) relative a dati di minori, il genitore/tutore può contattarci tramite i canali indicati in “Contatti”.

Sicurezza dei dati personali

Vibes Planner adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati, al fine di prevenire accessi non autorizzati, divulgazioni, modifiche o distruzioni non autorizzate.

Le misure adottate includono procedure interne, controlli di accesso, policy di riservatezza, sistemi di crittografia e back-up dei dati, nonché una gestione attenta dei permessi di accesso da parte del personale e dei collaboratori autorizzati. L’accesso ai dati personali è consentito esclusivamente al personale incaricato, nei limiti strettamente necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni.

Conservazione dei dati

I dati personali conferiti dai Clienti e Fornitori saranno trattati e conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale e/o di collaborazione con Vibes Planner, al fine di adempiere alle finalità per le quali sono stati raccolti, comprese la gestione operativa del rapporto, l’esecuzione delle prestazioni contrattuali e il rispetto degli obblighi legali, contabili e fiscali a carico del Titolare.

Al termine del rapporto contrattuale, i dati personali saranno conservati per un ulteriore periodo, nei limiti previsti dalla normativa nazionale e dell’Unione Europea, esclusivamente per finalità di archiviazione, adempimento di obblighi normativi (ad esempio obblighi tributari, fiscali o civilistici), tutela dei diritti del Titolare e difesa in giudizio.

In particolare:

• I dati rilevanti ai fini fiscali e IVA saranno conservati per almeno quattro/cinque anni dalla presentazione della dichiarazione di riferimento;
• I dati rilevanti ai fini tributari e contabili saranno conservati per almeno dieci anni, in ossequio ai termini di prescrizione previsti per l’accertamento dei tributi;
• In ogni caso, i dati saranno conservati fino al termine necessario per adempiere agli obblighi normativi vigenti, salvo l’esercizio del diritto di cancellazione da parte dell’Interessato, qualora compatibile con tali obblighi.

Trascorsi i periodi sopra indicati, i dati saranno cancellati o distrutti, in modo da non consentire, neppure indirettamente, l’identificazione degli interessati.

Per ulteriori informazioni sui tempi di conservazione specifici applicabili alle singole categorie di dati personali trattati, l’Interessato può inviare una richiesta scritta ai recapiti indicati nella presente Informativa.

Diritti dell’interessato

Ai sensi degli articoli 12 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, il Cliente, in qualità di Interessato del Trattamento, ha il diritto di:

a)     accedere ai propri dati personali, ai sensi dell’art. 15 GDPR, per conoscere finalità, modalità, categorie di dati trattati, destinatari o categorie di destinatari a cui i dati sono comunicati, periodo di conservazione previsto e diritti esercitabili;

b)    ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16 GDPR);

c)     richiedere la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali, ove ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 GDPR;

d)    ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;

e)     ricevere notifica in caso di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento (art. 19 GDPR);

f)      opporsi al trattamento, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, qualora il trattamento si basi sul legittimo interesse del Titolare (art. 21 GDPR);

g)     ottenere la portabilità dei dati, nei limiti previsti dall’art. 20 GDPR, ovvero ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli a un altro titolare del trattamento;

h)    revocare il consenso prestato, in qualsiasi momento, qualora il trattamento sia fondato sul consenso (art. 7, par. 3 GDPR), restando ferma la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l’esercizio dei propri diritti, l’Interessato può in qualsiasi momento inviare richiesta scritta a Vibes Planner, tramite e-mail all’indirizzo: privacy@vibesplanner.com.

L’Interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento violi la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.

Contatti

Il Titolare del trattamento è: FVM VIBES S.R.L., sedente in Numana (AN) alla Via Venezia, 9 P.IVA 03012330423 in persona del Legale Rappresentante p.t., Email: privacy@vibesplanner.com.

Per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali, inclusa l’esercitazione dei diritti sopra menzionati, è possibile rivolgersi al Titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.

Modifiche all’Informativa

La presente Informativa potrà essere soggetta a modifiche o aggiornamenti, anche in funzione dell’evoluzione normativa o dell’adeguamento a eventuali cambiamenti organizzativi o tecnologici.

In caso di modifiche sostanziali che impattino significativamente sui diritti degli interessati, Vibes Planner informerà preventivamente i Fornitori mediante avviso diretto o pubblicazione sulla Piattaforma. Si invita pertanto a consultare periodicamente questa sezione per rimanere aggiornati su eventuali modifiche.