Se portiamo tutto noi, la location costa meno?

Quando inizi a organizzare una festa, dopo aver scelto la location arrivano subito le altre decisioni: chi porta la torta, come gestire musica e SIAE, e cosa succede se all’ultimo momento bisogna attivare il piano B.

“Prendiamo solo la location. Il resto lo portiamo noi.”

Sembra una delle soluzioni più semplici per risparmiare quando si organizza una festa privata.

A volte lo è.

Altre volte, invece, è proprio da qui che cominciano i costi che non avevi considerato.

“Il cibo lo portiamo noi”

Prima domanda: si può fare?

Non tutte le location accettano cibo preparato direttamente dal cliente, da amici o familiari.

Se il cibo arriva da un catering professionale, la provenienza, la gestione degli alimenti e le informazioni sugli allergeni sono più facilmente documentabili.

Se invece arrivano teglie, torte, buffet o preparazioni fatte in casa, la struttura può stabilire di non accettarle affatto o di porre condizioni precise.

Quindi prima ancora di chiederti quanto risparmi, chiedi:

“Posso davvero portare cibo preparato da noi?”

Catering esterno: sì. Ma dove cucina?

Questo è uno dei punti che più facilmente viene dato per scontato.

Hai trovato un catering esterno che costa meno o che preferisci rispetto a quello proposto dalla location.

Perfetto.

Ma il catering deve comunque lavorare da qualche parte.

E qui possono aprirsi scenari molto diversi:

• la cucina della location è disponibile e compresa;
• la cucina è disponibile, ma ha un costo;
• la cucina esiste, ma non può essere utilizzata da operatori esterni;
• il catering deve arrivare già organizzato con proprie attrezzature e una propria area di lavoro.

E improvvisamente il famoso:

“Portiamo tutto noi”

comincia a significare trasporto, attrezzature, personale e organizzazione supplementare.

E le bevande?

Anche qui vale la stessa regola.

Portare vino, spumante o altre bevande acquistate direttamente può sembrare un ottimo modo per contenere il budget.

Ma alcune strutture prevedono un diritto di tappo o un costo di servizio per le bottiglie portate dall’esterno.

Altre possono includere bicchieri, ghiaccio e servizio; altre no.

Quindi comprare una bottiglia a meno non significa necessariamente che servirla all’evento costerà meno.

Poi ci sono tutti gli altri servizi

Quando confronti il prezzo di una location con catering interno con quello di uno spazio “vuoto”, ricordati di verificare anche:

tavoli e sedie, tovagliato, stoviglie, bicchieri, personale, pulizie, smaltimento, utilizzo delle attrezzature, montaggio e riassetto.

Perché una location apparentemente più economica può restare tale.

Oppure può smettere di esserlo una voce alla volta.

Chiedilo prima

Prima di prenotare una location pensando di portare tutto dall’esterno, chiedi:

Posso utilizzare un catering esterno?

La cucina è disponibile? È compresa nel prezzo?

Posso portare cibo preparato da privati?

Posso portare le mie bevande? È previsto un diritto di tappo?

Quali attrezzature e servizi sono inclusi nell’affitto?

Pulizie, personale e riassetto sono compresi?

Perché portare tutto da fuori può farti risparmiare sul catering. Non significa necessariamente farti risparmiare sulla location.

E alla fine il principio è sempre lo stesso:

Il risparmio apparente finisce dove comincia il servizio.

Ed è proprio da qui che nasce la prossima riflessione: quanto può costarti non essere informato quando organizzi un evento?