Cara torta, ma quanto mi costi?

Stai organizzando il tuo diciottesimo, una festa di laurea o semplicemente una festa speciale? Hai scelto la location, previsto il catering e magari hai già pensato anche alla torta. Se la prepara il catering che sta gestendo il tuo evento, nessun mistero: che si tratti del catering interno della location o di un catering esterno scelto da te, se è lui a fornirla, taglio e servizio normalmente fanno già parte dell’organizzazione concordata.

Il problema nasce quando entra in scena una terza persona.

Hai scelto il catering, ma vuoi la torta della tua pasticceria preferita. Oppure la prepara un’amica, la zia, la nonna.

Ed è qui che il classico:

“La porto io e poi la taglio io.”

potrebbe non funzionare come immagini.

La torta è tua. Il servizio no!

Quando una torta arriva da qualcuno che non ha nulla a che fare con il catering che gestisce l’evento, la struttura deve prima di tutto accettare di prenderla in carico.

E può stabilire delle condizioni.

Alcuni locali, per esempio, accettano torte esterne soltanto se provenienti da una pasticceria e accompagnate da scontrino, documentazione o informazioni sugli ingredienti e sugli allergeni. Non è una stranezza: chi gestisce professionalmente alimenti ha responsabilità sulla sicurezza e sull’igiene nelle fasi sotto il proprio controllo, mentre le informazioni sugli allergeni devono essere disponibili anche per gli alimenti non preimballati.

Ed ecco perché la torta fatta dalla zia o dalla nonna può essere un problema: la location o il catering possono semplicemente decidere di non accettarla.

“Va bene, allora la taglio io”

Attenzione: fare il taglio simbolico della torta per il momento della festa e per le fotografie è una cosa.

Porzionarla, preparare decine di piatti e servirla agli invitati durante un servizio gestito da un catering è un’altra.

Non puoi quindi dare per scontato che basti dire “faccio tutto io” per eliminare il costo.

E quel costo esiste davvero. Oggi troviamo locali che pubblicano un servizio torta esterna di 2 euro a persona, altri arrivano a 4 euro a persona; spesso sono richiesti anche scontrino e informazioni sugli allergeni.

Con 100 invitati significa 200 o 400 euro in più per una voce che magari non avevi nemmeno considerato.

Chiedilo prima

Prima di ordinare la torta fuori, chiedi alla location o al catering:

• Posso portare una torta esterna?
• Deve provenire da una pasticceria professionale?
• Quali documenti o informazioni sugli allergeni richiedete?
• Quanto costa conservarla, porzionarla e servirla?

Perché aver già pagato la torta non significa necessariamente aver già pagato il servizio della torta.

E le spese che possiamo scoprire troppo tardi non finiscono qui. Nel prossimo articolo parliamo di SIAE: chi deve pagarla, quando è dovuta e quanto può incidere davvero sul costo di un evento.