Piano B della location: è gratuito?

Stai cercando di organizzare una festa perfetta e hai già iniziato a fare i conti con quelle piccole sorprese che spesso nessuno considera all’inizio: la SIAE, il costo di una torta portata dall’esterno, i servizi che sembrano compresi ma non sempre lo sono.

Poi trovi la location perfetta. Giardino bellissimo, terrazza, piscina, cena all’aperto.

E fai la domanda responsabile:

“E se piove?”

“Tranquilli, abbiamo il piano B.”

Perfetto. O forse no.

Perché sapere che un piano B esiste non significa ancora sapere se sarà disponibile, se sarà adatto al tuo evento e soprattutto quanto ti costerà utilizzarlo.

Il piano B esiste. Ma sarà libero?

Una location può avere una splendida sala interna da utilizzare in caso di maltempo.

Ma la domanda successiva dovrebbe essere:

“Quella sala viene riservata anche per il mio evento?”

Perché “abbiamo una sala alternativa” e “quella sala sarà libera per te quel giorno” non sono necessariamente la stessa cosa.

Se la struttura ospita più eventi contemporaneamente, quello spazio potrebbe essere utilizzato per un altro ricevimento, un meeting o un’altra prenotazione.

Un vero piano B, quindi, non deve soltanto esistere.

Deve essere disponibile quando serve.

E sarebbe meglio che questa disponibilità fosse chiarita già nel contratto.

“È gratuito.” Sicuri?

Anche qui bisogna capire che cosa significa esattamente “gratuito”.

Può essere gratuito l’utilizzo della sala alternativa. Ma cosa succede se, poche ore prima dell’evento, bisogna trasferire:

• tavoli e sedie;
• mise en place;
• fiori e decorazioni;
• buffet;
• impianto audio e luci;
• attrezzature;
• personale.

Qualcuno dovrà spostare, smontare e riallestire tutto.

Ed è proprio qui che possono comparire costi che il cliente non aveva previsto.

Quindi “Piano B incluso” e “attivazione del Piano B senza costi” non sono necessariamente la stessa cosa.

Chi paga lo spostamento?

Questo è probabilmente il punto da chiarire meglio prima di firmare.

Se per passare dal giardino alla sala interna servono più ore di lavoro, personale aggiuntivo o un secondo allestimento, chi sostiene quei costi?

La location? Il catering? L’allestitore? Il cliente?

Non esiste una risposta valida per tutti gli eventi.

Ed è proprio per questo che va stabilita prima.

Cosa dovrebbe essere scritto

Non basta trovare nel preventivo una frase come:

“Piano B disponibile.”

Meglio chiarire:

Qual è lo spazio alternativo? È riservato per la mia data? Il suo utilizzo è compreso? Lo sono anche spostamento, riallestimento e personale? Chi decide quando attivarlo?

Se il piano B non è indicato chiaramente come incluso senza costi aggiuntivi, non dare per scontato che lo sia.

Perché il vero piano B non è una sala che esiste.

È una soluzione disponibile, utilizzabile e con costi già concordati.

E se pensi che portare qualcosa da fuori sia sempre il modo migliore per risparmiare, nel prossimo articolo affrontiamo un altro grande classico:

“Se portiamo tutto noi: la location costa  meno?”